3.1 Состав и функциональные обязанности команды проведения бегового события

С приближением даты проведения бегового события команда организатора постепенно расширяется. Привлекается дополнительный персонал, который будет задействован непосредственно на предстоящем мероприятии на таких участках, как судейство, техническое оснащение трассы и стартово-финишного городка, организация питания спортсменов, награждение победителей, погрузочно-разгрузочные и монтажные работы и многое другое.

Далее приводится состав команды организатора, необходимой для проведения массового спортивного мероприятия с численностью участников более 1000 человек, с указанием основных функциональных обязанностей ответственных лиц.

Директор события:

• - Принятие готовности зон перед началом события;
• - Контроль работы функциональных менеджеров;
• - Взаимодействие с органами власти и структурами;
• - Руководство общим таймингом события;
• - Изменение количества волонтёров на функциональных зонах, замена ответственных.

Спортивный директор события:

• - Подготовка и расстановка трассы;
• - Контроль перекрытия и действий сотрудников ГИБДД: время, зачистка трассы от транспорта, расстановка блокираторов;
• - Реконфигурация трассы во время события;
• - Контроль разведения потоков;
• - Контроль точек питания;
• - Демонтаж трассы.

Главный судья события:

• - Инструктаж судейской бригады перед событием;
• - Контроль работы судейской бригады согласно проектному решению;
• - Принятие апелляций;
• - Решение спорных моментов;
• - Подписание протоколов награждения.

Менеджер по оснащению трассы:

• - Расстановка трассы;
• - Реконфигурация трассы;
• - Демонтаж трассы;
• - Контроль точек разведения потоков;
• - Контроль точек питания;
• - Показ трассы велосудьям.

Технический директор события:

• - Общее руководство процессом застройки городка;
• - Контроль и перераспределение бригад рабочих, проведение общих сборов и инструктажа;
• - Учёт времени работы;
• - Контроль полной комплектации зон для работы (шатры, инвентарь, электричество);
• - Погрузка/разгрузка транспорта (распределение машин с руководителем отдела обеспечения);
• - Контроль и приёмка работы поставщиков технических конструкций сцены (совместно с ответственным за брендирование).

Шеф-монтаж:

• - Монтаж/демонтаж легковозводимых конструкций;
• - Монтаж/демонтаж конструкций навигации, пресс-волла;
• - Монтаж/демонтаж надувной стартово-финишной арки;
• - Монтаж/демонтаж арки орошения;
• - Организация разгрузки и погрузки машин с инвентарём;
• - Монтаж кабелей;
• - Прокладка кабелей согласно схеме подключения.

Менеджер по организации питания участников события:

• - Организация процесса беспрерывной выдачи питания финишёров (вода, фрукты);
• - Контроль достаточности воды (подсчёт остатков, своевременное обращение к руководителю проекта для принятия решения);
• - Контроль выгородки зоны (без доступа НЕфинишеров в зону) и отсутствия доступа в зону зрителей и спортсменов со стороны выхода.
• - Обеспечение требований к зоне: температура питания, тайминг питания;
• - Контроль подрядчика по качеству питания;
• - Обеспечение чистоты в зоне питания.

Менеджер награждения победителей и призеров:

• - Подготовка предложений по подаркам;
• - Подготовка и формирование подарков для победителей;
• - Формирование листа по наградным позициям;
• - Подготовка, заполнение и подписание протоколов награждения;
• - Подписание дипломов;
• - Формирования итогового протокола по награждаемым;
• - Награждение финишёров памятными медалями и подарками;
• - Организация зоны «свободного финиша» для спортсменов;
• - Организация движения потоков финишёров по финишному коридору;

Менеджер по работе с поставщиками (инвентарь, контейнеры, уборка территории, питание участников, WC):

• - Приёмка и контроль качества предоставленных услуг;
• - Расстановка оборудования на площадке;
• - Обеспечение чистоты площадки и контроль уборки во время события.

Менеджер по культурной программе:

• - Работа с VIP-гостями, задействованными в программе главной сцены;
• - Организация и контроль программы мастер-классов;
• - Организация и контроль детской комнаты;
• - Организация и контроль работы ведущих и программы главной сцены;
• - Контроль соблюдение общего тайминга.

Менеджер выдачи стартовых пакетов (2 дня):

• - Организация оперативной выдачи стартовых пакетов;
• - Решение проблемных вопросов регистрации участников.

Менеджер зоны «Гардероб»:

• - Организация оперативной сдачи вещей участников;
• - Структурирование сданных вещей по диапазонам и номерам;
• - Подготовка диапазонов номеров перед событием.

Руководитель волонтёрского корпуса события:

• - Набор волонтёров на событие;
• - Инструктаж волонтёров перед событием;
• - Предоставление волонтёрам экипировки, питания;
• - Руководство волонтёрским корпусом во время события;
• - Подготовка благодарностей и других форм поощрения.

ПРИЛОЖЕНИЯ (скачиваемые файлы):
Файл:ПР 18 Команда проведения бегового события.docx