3.4 Методическое пособие "Организация волонтерской деятельности при подготовке и проведении массовых беговых событий " 2022г.

Материал из RussiaRunning wikipedia
Перейти к навигации Перейти к поиску

Введение

Image1.png

Волонтёрство сегодня активно набирает обороты на спортивных мероприятиях и становится популярным и даже престижным, особенно у молодежи. У волонтёров появляется возможность не только проявить свои лучшие качества, приобрести определённый опыт и навыки, но и увидеть изнутри организацию массового спортивного события. Также ребята-волонтеры учатся работать в команде, нести ответственность на своём участке, решать сложные ситуации и конфликты. На событии они заводят новых друзей, погружаются в атмосферу спортивного праздника и ощущают себя сопричастными к общественной жизни своего города.

Для каждого массового бегового события организатор рассчитывает потребность в волонтёрах с учётом специфики мероприятия: количество участников, протяженность трассы, функциональные зоны.

Существует два основных направления привлечения волонтёров на беговые события: привлечение студентов и школьников по спискам от образовательных учреждений или добровольческих организаций, а также свободная регистрация волонтёров на сайте бегового события. Возраст привлекаемых к работе на спортивных мероприятиях волонтёров – от 14 лет.

Нормативные акты

Добровольческая (волонтёрская) деятельность регулируется следующими документами:

  1. Постановление Правительства Российской Федерации от 28 ноября 2018 года № 1425 «Об утверждении общих требований к порядку взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, подведомственных им государственных и муниципальных учреждений, иных организаций с организаторами добровольческой (волонтерской) деятельности и добровольческими (волонтерскими) организациями и перечня видов деятельности, в отношении которых федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления утверждается порядок взаимодействия государственных и муниципальных учреждений с организаторами добровольческой (волонтерской) деятельности, добровольческими (волонтерскими) организациями»;
  2. Постановления органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления «О добровольческой (волонтёрской) деятельности».

Кроме того, каждая образовательная организация или добровольческий центр создаёт своё положение о добровольческой (волонтёрской) деятельности на основе федеральных и региональных нормативных актов, регулирующих сферу добровольчества.

Волонтёрский корпус бегового события

Волонтёрский корпус – объединение волонтёров, обеспечивающих помощь на функциональных зонах бегового события (мероприятия).

Средняя численность волонтёрского корпуса в зависимости от количества участников старта:

  • менее 500 участников — 70 волонтёров,
  • от 500 до 2000 участников — 200 волонтёров,
  • более 2000 участников — 400 волонтёров.

Image2.png

Руководитель волонтёрского корпуса распределяет волонтёров по функциональным зонам бегового события. Волонтёры легко определяются по внешнему виду, так как одеты в брендированные футболки отличительного цвета.

Правила формирования и работы волонтёрского корпуса

За 2 месяца до старта руководитель бегового события формирует итоговую таблицу (Приложение № 1) с учётом уточненного распределения волонтёров по зонам и их количества и передаёт её руководителю волонтёрского корпуса.

Руководитель волонтёрского корпуса формирует список потенциальных каналов привлечения волонтёров: контакты общественных организаций, списки вузов и колледжей, личные знакомства, контактные лица из администрации города проведения, после чего связывается по телефону с контактным лицом из списка и приглашает к участию. Далее менеджер готовит письма на фирменном бланке для рассылки и осуществляет её, сопровождая звонком.

Регистрация волонтёров осуществляется двумя способами: по списку от учреждения или организации или с посредством регистрации на сайте события.

Время начала и окончания работы волонтёров в день события обговаривается до события с учётом времени стартов (позднее время начала работы может измениться в связи с переносом времени стартов). Руководитель лично связывается с ответственным лицом, а также созванивается с волонтёрами, которые самостоятельно зарегистрировались через сайт.

В приоритете находятся волонтёры, проживающие на территории проведения старта. Транспортные расходы, связанные с проездом иногородних волонтёров в случае отсутствия местных, берёт на себя организатор старта.

На каждой функциональной зоне волонтёров необходимо назначить тим-лидера («рыжика») и предоставить в оргкомитет список тим-лидеров с распределением по функциональным зонам. У руководителя волонтёрского корпуса и тим-лидеров должны быть номера телефонов волонтёров, а также ответственных за функциональные зоны и номера телефонов для экстренной связи.

За 3 дня до события назначается общий инструктаж, на котором рассказывается про мероприятие в целом, функционал на каждой зоне, правила поведения на событии и при ЧС, а также описывается алгоритм выдачи атрибутики и времени прихода на функциональные зоны. На инструктаже присутствуют волонтёры всех зон, тим-лидеры, руководитель волонтёрского корпуса, ответственные менеджеры за зоны «Трасса», «Точки Питания на трассе», «Гардероб», «Зона награждения на финише», «Зона питания финишеров», «Зона горячего чая», «Зона раздевалок», «Зона гардероба».

Помещение для общего инструктажа должно вмещать 200 человек одновременно (большая аудитория в университете, концертный зал, с возможностью показа презентации).

Руководитель волонтёрского корпуса формирует для волонтёров раздаточный материал. За час до сбора волонтёров в день старта он собирает весь раздаточный материал в палатке для волонтёров и раскладывает его по функциональным зонам. В один пакет складывается то количество атрибутики, которое необходимо на той или иной зоне. Выдача проходит в день старта через тим-лидеров, которые получают пакет с указанием своей зоны и раздают материал своим волонтёрам.

В раздаточный материал входит:

○ Памятка волонтёрам, которая содержит важную информацию: номера телефонов ответственных за проведение старта, эпидемиологические меры, а также действия, которые необходимо выполнять при каких-либо чрезвычайных ситуациях. Номера телефонов вносит менеджер по работе с волонтёрским корпусом, получив их у Руководителя полумарафона. Памятка печатается за 4 дня до старта в количестве равном числу привлечённых волонтёров;

○ Корпоративная атрибутика волонтёра: футболка. Количество футболок равно количеству волонтёров;

○ Бутылка воды. Количество бутылок равно количеству волонтёров;

○ Сухой паёк. Количество сухих пайков равно количеству волонтёров. Сухой паёк включает продукты, пригодные к хранению без холодильника в течение одного дня: банан, яблоко, пирожки, печенье, шоколадный батончик;

○ Средство индивидуальной защиты – маска. Количество масок равно количеству волонтёров.

В итоге получается, что руководитель волонтёрского корпуса – это человек, отвечающий за всех волонтёров и тим-лидеров на событии.

Его функционал:

  • Работа с волонтёрскими организациями в городе и регионе;
  • Набор волонтёров и тим-лидеров на событие;
  • Распределение тим-лидеров и волонтёров по зонам;
  • Проведение инструктажа тим-лидеров и волонтёров на событии;
  • Контроль работы тим-лидеров и волонтёров на событии;
  • Проставление часов в волонтёрские книжки после события.

Тим-лидер — это опытный волонтёр, который является куратором волонтёров на определенной зоне. Тим-лидер хорошо знает функционал зоны, за которую он отвечает, способен самостоятельно принимать решения, руководить небольшой группой людей; возраст тим-лидера – от 18 лет.

Функционал тим-лидера:

  • курирование волонтёров;
  • выполнение сложных и ответственных задач;
  • контакт с сотрудником, ответственным за зону.

Функциональные зоны на беговых событиях

Image3.png # Зона выдачи стартовых пакетов участникам

Поиск номера участника в протоколе, подтверждение личности участника, выдача участнику индивидуального стартового номера и пакета с партнёрскими вложениями, консультация участника о расположении других зон.

  1. Зона выдачи дополнительных опций участникам

Поиск номера участника в протоколе, подтверждение личности участника, выдача участнику пакета с его приобретенными заранее дополнительными опциями, отметка в протоколе о получении участником (роспись), консультация участника о расположении других зон.

Image4.png
Image5.png

  1. Зона копии справки

Печать копии справки для участников, консультация участника о расположении других зон.

  1. Зона гардероба

Приём личных вещей участников согласно их стартовым номерам, возврат вещей участникам согласно их стартовым номерам, выдача участникам недостающих расходников (булавки, гардеробный пакет, наклейки).

Image6.png
Image7.png

  1. Зона встречи финишеров и выдачи медалей

Выдача медалей для каждой дистанции согласно стартовым номерам, натягивание финишной ленты для первых финишёров, помощь в выстраивании детских стартов.

  1. Зона выдачи воды финишёрам

Встреча финишеров и выдача им воды.

Image8.png
Image9.png

  1. Зона выдачи горячего чая

Регулировка потоков участников в зоне, выдача участникам горячего чая и печенья.

  1. Зона награждения и сцены

Раскладка призов согласно техническому заданию, сбор подписанных дипломов от руководителя зоны, выдача призов на сцене, контроль физического состояния ведущих (вода, питание), встреча тренеров для спортивных разминок, проверка точек поддержки на трассе.

Image10.png
Image11.png

  1. Зона гравировки

Регулировка потоков участников в зоне, помощь участникам в заполнении заявления на гравировку, выдача медалей с гравировкой.

  1. Зона сувенирной палатки

Помощь менеджерам в выкладке продукции, консультация участников по вопросам цены и размерного ряда.

Image12.png
Image13.png

  1. Зона питания спортсменов на трассе

Обеспечение участников водой или изотоником (наполнение стаканчиков водой или изотоником), уборка пластиковой посуды в зоне.

  1. Зона орошения на трассе

Обеспечение спортсменов мокрыми губками, нарезка поролона для губок.

Image14.png
Image15.png

  1. Зона поддержки на трассе

Обеспечение поддержки участников на трассе и помощь в навигации.

Проектные решения по работе волонтёров

на функциональных зонах бегового события

  1. Зона выдачи стартовых пакетов участникам

Image16.jpg

Выдача стартовых пакетов – основная услуга для участников до старта. Каждому зарегистрированному участнику необходимо получить стартовый пакет. Внутри палатки располагаются две линии столов. Первая – непосредственная выдача стартовых пакетов (прямое взаимодействие участников и волонтёров). Вторая – хранение стартовых конвертов и пакетов.

Время работы зоны в день мероприятия: начало работы – за час до официального открытия мероприятия на сцене, окончание – самый поздний старт дистанции (подробнее прописано в программе каждого события).

При необходимости, в соответствии с таймингом события, происходят изменения в структуре зоны (выдача на дистанциях, которые уже стартовали, переформировывается в выдачу для более поздних дистанций).

Image17.jpg

Правила работы волонтёра в зоне:

  • Стартовый пакет должен получить каждый участник, который принимает участие в данном мероприятии самостоятельно.
  • Для того, чтобы зарегистрированный участник был допущен к забегу и смог получить свой стартовый пакет, при входе в зону он должен иметь при себе и предъявить волонтёру документ, удостоверяющий личность, копию и оригинал медицинской справки, а также подтверждение своей регистрации (смс-сообщение со стартовым номером, рассылку с электронной почты, либо показать активную регистрацию в своём личном кабинете).
  • Участник называет волонтёру свои Ф.И.О. и отдаёт медицинский допуск.
  • Волонтёр 1 проверяет медицинский допуск работника, ищет данного участника в протоколе, сообщает его стартовый номер Волонтёру 2.Image18.png
  • Волонтёр 2 подходит к второй линии столов, где расположены контейнеры с конвертами (по диапазонам) и пакеты с вложениями;
  • Волонтёр 2 достает конверт, соответствующий номеру участника, и передает его Волонтёру 1.
  • Волонтёр 1 берёт конверт, открывает его, сверяет номер внутри конверта и в протоколе, берёт пакет с вложениями.
  • Волонтёр 1 передаёт конверт со стартовым номером и пакет с вложениями участнику.

  1. Зона выдачи дополнительных опций участникам

Image19.jpg

Если участник при регистрации приобретал сопутствующие товары (дополнительные опции), то ему необходимо подойти в данную зону в день мероприятия, чтобы получить их (за исключением гравировки результата на медали, благотворительного пожертвования и страховки).

Зона располагается рядом с зоной выдачи стартовых пакетов участников.

Время работы зоны: начало работы – за час до официального открытия мероприятия на сцене (вместе с открытием зоны выдачи стартовых пакетов), окончание работы – официальное закрытие мероприятия (после финиша всех дистанций).

Image20.png

Правила работы волонтёра в зоне:

  • Для того, чтобы зарегистрированный участник получил свои дополнительные опции, участник предъявляет волонтёру на зоне документ, удостоверяющий личность (паспорт, водительские права, удостоверение).
  • Волонтёр ищет по стартовому номеру и фамилии участника в протоколе.
  • На задней линии столов располагаются пакеты с собранным товаром, на которых подписан номер участника. Волонтёр берет соответствующий пакет, отдаёт его участнику.Image21.png
  • Все товары в пакете участник сверяет с протоколом и расписывается в ведомости выдачи дополнительных опций о получении товаров.

  1. Зона копии справки

Image22.jpg

Данная зона на событии востребована для тех участников, которым необходимо сделать ксерокопию медицинской справки для допуска к забегу.

Зона «Копия медицинских справок» представляет собой отдельно стоящую палатку или продолжение зоны выдачи стартовых пакетов (при наличии места в стартово-финишном городке).

Время работы зоны в день мероприятия: начало работы – за час до официального открытия мероприятия на сцене, окончание – самый поздний старт дистанции.

Image23.png

Правила работы волонтёра в зоне:

  • Участник подходит к волонтёру, передаёт ему оригинал медицинской справки, волонтёр делает ксерокопию и отдаёт участнику оригинал и ксерокопию справки.
  • Волонтёрам необходимо следить за тем, чтобы ксероксы всегда находились в рабочем состоянии, а также за наличием и запасом расходных материалов.
  • Необходимо обеспечить бесперебойное функционирование данной зоны, так как это непосредственно влияет на работу зоны выдачи стартовых пакетов.

  1. Зона гардероба

Image24.jpg

«Гардероб» – эта зона, предназначенная для хранения личных вещей участников, которая находится в стартово-финишном городке, располагается в шатрах и обозначается соответствующей навигацией. Основная задача: принимать на хранение и выдавать участникам личные вещи.

График работы в день события: за 1 час до начала события – приезд в СФГ. В течение часа – подготовка зоны (развесить диапазоны, выставить барьеры). С начала до окончания события – приём/выдача вещей, тайминга старта/финиша.

Image25.png

Правила работы волонтёра в зоне:

  • Каждый волонтёр работает в обозначенном гардеробном диапазоне.
  • Волонтёр принимает вещи от участника ТОЛЬКО в полиэтиленовом пакете с наклейкой, соответствующей номеру участника.
  • Волонтёр размещает вещи на стеллажах гардероба.
  • Волонтёр выдает вещи ТОЛЬКО по номеру участника, сверяя его с гардеробным номером, размещенным на пакете.
  • Волонтёры оперативно реагируют на увеличение очереди в одном из диапазонов и перемещаются в соответствии с трафиком спортсменов.
  • Вещи в диапазоне размещаются по порядку рядами от меньшего номера к большему.
  • В каждом диапазоне находится как минимум 1 волонтёр.

  1. Зона выдачи медалей финишерам

Image26.jpg

Зона награждения располагается на финише дистанций после стартово-финишной арки.

Image27.png

Правила работы волонтёра в зоне:

  • Награждение памятными медалями каждого финишера на дистанциях: 5 км, 10 км и Эстафета.
  • Встреча лидеров дистанций с финишной лентой.

Правила оказания услуги, включая формулы расчёта:

  • После пересечения финишной арки каждый участник должен получить 1 медаль в соответствии со своей дистанцией. Задача волонтёров охватить всех финишеров и вручить медаль каждому. Важно быть внимательным и вручать медаль в соответствии с дистанцией, которая указана на стартовом номере финишера.
  • Менеджер зоны и тим-лидер обеспечивают постоянное наличие медалей на финише, чтобы участники не ждали своих медалей, не толпились и не создавали давку.
  • Тим-лидер следит за таймингом для того, чтобы понимать во сколько стартует и финиширует та или иная дистанция, так как медали на разных дистанциях могут отличаться друг от друга. Важно обеспечить быстрый доступ к медалям, чтобы не было заминок во время вручения их на финише.
  • Волонтёры с медалями встают в две шеренги вдоль стартово-финишного коридора. Задача выстроить свободный коридор, чтобы обеспечить оперативное награждение всех финишеров, не мешая финишу других участников. Расстояние между волонтёрами должно быть не менее 1 м.
  • Тим-лидер или менеджер зоны следят за тем, чтобы в зоне не было посторонних людей, которые могут помешать «свободному» финишу, а также следят за чистотой в этой зоне.
  • Волонтёры, ответственные за финишную ленту, встречают лидеров на всех дистанциях. Информацию о лидерах они получают от менеджера зоны. Важно помнить, что во время финиша лидера одной дистанции параллельно могут финишировать участники других дистанций, в таком случае вопрос о финишной ленте решается на месте, исходя из сложившейся ситуации.
  • Для выдачи медалей на дистанцию «Эстафета» назначают одного или двух волонтёров, которые выдают медали только этой дистанции. Последнему участнику эстафеты, который финиширует в арке, выдаются сразу все медали команды. Команда может «подхватить» последнего участника эстафеты и финишировать вместе, тогда медали вручаются каждому участнику.

Image28.png

Тайминг зоны:

  1. Сбор волонтёров для инструктажа осуществляется за час до старта первой дистанции.
  2. Дистанция 5 км: после старта дистанции 5 км волонтёры выстраиваются в зоне финиша с медалями на руках. Волонтёры с финишной лентой готовятся встречать лидера дистанции через 10-15 минут после старта.
  3. Дистанция 10 км (и Эстафета): после старта 10 км (и Эстафеты) в течение 20 минут финишный коридор может быть свободным. После этого времени волонтёры должны быть готовы встречать первых финишеров. Волонтёры с финишной лентой готовятся встречать лидера дистанции через 25 минут после старта.
  4. Дистанция 21 км: после старта 21 км в течение 40 минут финишный коридор может быть свободным. После этого времени волонтёры должны быть готовы встречать первых финишёров. Волонтёры с финишной лентой готовятся встречать лидера дистанции через 60 минут после старта.
  5. Работа на зоне заканчивается после закрытия дистанций или после финиша последнего участника.
  6. По окончании работ ответственный пересчитывает и запаковывает оставшиеся медали и подарки в коробки.

6. Зона выдачи воды финишёрам

Image29.jpg

Зона выдачи воды фишишёрам располагается на финише дистанций после стартово-финишной арки.

Image30.jpg

Правила работы волонтёра в зоне:

  • Выдача воды участникам, пересекшим финишную линию.

Правила оказания услуги, включая формулы расчёта.

  • После пересечения финишной арки каждый участник должен получить 1 бутылку питьевой воды. Задача волонтёров – охватить всех финишеров и вручить воду каждому.
  • За 10 минут до первого финишера тим-лидер вместе с волонтёрами выставляет столы для расстановки воды.
  • Каждый волонтёр берет по 2 бутылки воды в руки и выстраивается в стартово-финишный коридор.
  • Волонтёры с водой встают в две шеренги вдоль стартово-финишного коридора. Задача выстроить свободный коридор. Расстояние между волонтёрами должно быть не менее 1 м.
  • Менеджер зоны и тим-лидер обеспечивают постоянное наличие воды, чтобы участники не ждали и не создавали давку.
  • Тим-лидер следит за таймингом, чтобы понимать, во сколько стартует и финиширует та или иная дистанция.
  • Тим-лидер или менеджер зоны следят за тем, чтобы в зоне не было посторонних людей, которые могут помешать свободному финишу, а также следят за чистой в этой зоне.

Image31.png

Тайминг зоны:

  1. Сбор волонтёров для инструктажа осуществляется за час до старта первой дистанции.
  2. Дистанция 5 км: после старта дистанции 5 км волонтёры выстраиваются в зоне финиша с водой в руках и готовятся встречать финишеров дистанции через 10-15 минут после старта.
  3. Дистанция 10 км: после старта дистанции 10 км волонтёры выстраиваются в зоне финиша с водой в руках и готовятся встречать финишёров дистанции через 20-25 минут после старта.
  4. Дистанция 21 км: после старта дистанции 21 км волонтёры выстраиваются в зоне финиша с водой в руках и готовятся встречать финишёров дистанции через 50-55 минут после старта.

7. Зона выдачи горячего чая

Image32.jpg

Горячее питание получают участники события, зарегистрированные на любую дистанцию и имеющие номер, команда проведения, волонтёры, обслуживающие зоны в стартово-финишном городке. Зона горячего питания состоит из зоны выдачи и зоны питания.

Зона выдачи выгорожена барьерами и имеет вход и выход, который контролируется волонтёрами, обозначена палаткой, в которой стоят столы по первой линии и задней линии. Зона оборудована подносами, бойлерами, запасом питьевой воды, а также санитайзерами при необходимости.

Время работы зоны: начало работы – за час до официального открытия мероприятия на сцене (вместе с открытием зоны выдачи стартовых пакетов), окончание работы – официальное закрытие мероприятия (после финиша всех дистанций).

Правила работы волонтёра в зоне:Image33.png

  • Вход в зону осуществляется по талону, который находится на стартовом номере участника (сбоку номера выделен перфорацией) Участник подходит к волонтёру на входе в зону, и волонтёр открывает от номера участника талон на горячий чай.
  • После этого участник проходит в зону и подходит к столам с чаем. Волонтёр наливает участнику чай и передаёт ему.
  • После получения чая участник проходит к столу с печеньем. Волонтёр следит, чтобы участник взял 1 упаковку печенья.
  • После получения чая и печенья участники проходят к столам, где могут выпить чай и съесть печенье.
  • Тим-лидер следит, чтобы чай и печенье всегда были в наличии, если что-то заканчивается – сообщает менеджеру зоны.
  • Волонтёры следят за чистотой в зоне горячего чая.

8. Зона награждения и сцены

Image34.png

Зона награждения и сцены располагается за сценой и в палатке хронометража.

Сбор волонтёров для инструктажа осуществляется за час до открытия стартово-финишного городка. Проведение инструктажа волонтёрам и тим-лидеру. Награждение победителей в соответствии с таймингом мероприятия.

Image35.jpg

Правила работы волонтёра в зоне:

  • Волонтёры совместно с тим-лидером распределяют подарки в соответствии с техническим заданием менеджера зоны: упаковывают в фирменные пакеты, раскладывают согласно порядку вручения, подписывают на стикере позицию награждения на каждом призе.
  • Тим-лидер следит за таймингом для того, чтобы понимать в какое время награждается та или иная дистанция.
  • Менеджер зоны передаёт тим-лидеру грамоты победителей. Тим-лидер распределяет их в соответствии с подарками.
  • Волонтёр выходит на сцену для передачи грамоты и подарка победителю.
  • Волонтёр, ответственный за сцену, контролирует наличие питьевой воды за сценой для ведущих.

9. Зона гравировки

Image36.jpg

Нанесение гравировки на медаль – дополнительная, платная услуга для участников. Зона гравировки располагается в стартово-финишном городке.

Image37.png

Правила работы волонтёра в зоне:

  • Менеджер зоны проводит инструктаж волонтёрам перед открытием стартово-финишного городка.
  • Участник с чеком подходит к волонтёрам и заполняет заявку на гравировку. Волонтёр проверяет анкету на возможность прочитать то, что написал участник. При необходимости уточняет информацию и вносит правки в заявление.
  • Если участник оплатил гравировку онлайн, то волонтёр ищет фамилию и имя обратившегося участника в протоколе об оплате и отмечает участника.
  • После приёма заполненной анкеты волонтёр просит участника подождать и передаёт заполненную анкету и медаль участника волонтёру зоны 2 «Приём заявок», который работает в палатке, за столом.
  • Волонтёр, работающий за столом, передаёт медаль с анкетой гравировщику, строго соблюдая очередность заявок.
  • Волонтёр, работающий в палатке, осуществляет контроль выполнения гравировки и передаёт готовые медали из зоны 3 «Нанесение гравировки» в зону 4 «Выдача готовых медалей», параллельно помогая гравировщику очистить медаль от металлической пыли, образующейся на поверхности вследствие нанесения гравировки, при помощи влажной салфеткиImage38.png.
  • В зоне выдачи готовых медалей волонтёр выдает гравированные медали их обладателям. Как только к нему на стол попадает готовая медаль – волонтёр пишет стартовый номер этого участника (стартовый номер указан в анкете) на маркерной доске. Анкеты участников волонтёр оставляет у себя, складывая их в отдельную папку.

10. Зона сувенирной палатки

Image39.jpg

Покупка сувенирной продукции – дополнительная, платная услуга для участников. Зона сувенирной продукции располагается в стартово-финишном городке. Чтобы получить сувенирную продукцию проекта, участник должен оплатить её онлайн при регистрации или на самом событии.

Image40.jpg

Правила работы волонтёра в зоне:

  • Менеджер зоны проводит инструктаж волонтёров перед открытием стартово-финишного городка;
  • Вместе с менеджером волонтёры подготавливают зону к работе: собирают манекены и другое торговое оборудование, развешивают одежду на вешалки, подготавливают витрину к продаже.
  • Волонтёры помогают продавцам выкладывать товар, общаются с покупателями, помогая найти нужный товар, помогают собирать и разбирать зону. Волонтёр не имеет права принимать денежные средства.
  • В конце события волонтёры вместе с менеджером готовят товары к погрузке и отправке на склад.

11. Зона питания спортсменов на трассе

Image41.jpg

Зона питания спортсменов на трассе располагается каждые 5 км для дистанции от 10 км. На точке питания имеется 1 шатёр. Шатёр расположен не на дорожке, а рядом с ней, чтобы не сужать беговую часть для участников. Всё необходимое для обеспечения питания хранится в шатре.

Image42.jpg

Правила работы волонтёра в зоне:

  • Питание выдаётся только участникам события. Каждый участник события имеет стартовый номер.
  • Во время инструктажа тим-лидер распределяет волонтёров по зонам ответственности (разлив воды, подача воды участникам, уборка зоны).
  • Волонтёры, прибыв на точку питания, выставляют столы перед палаткой в соответствии с техническими расчётами менеджера зоны (в зависимости от количества участников).
  • Волонтёры разводят изотоник в 5-литровых бутылках в соответствии с техническим заданием менеджера зоны (12 мерных ложек на 1 бутылку).
  • Тим-лидер зоны следит за таймингом события.
  • Волонтёры, в соответствии с таймингом события, выставляют на стол воду и изотоник, разлитые в стаканчики. Стаканчики наполняются на ⅓.
  • Воду выставляют по ходу движения бегунов. Сначала столы с водой, потом столы с изотоником.
  • Волонтёры подают воду участникам, но не загораживают проход к столам для бегунов.
  • Тим-лидер следит за тем, чтобы на столе всегда были вода и изотоник, и за чистой вокруг зоны питания.Image43.png
  • По окончании работы зоны питания весь инвентарь, включая оставшуюся воду и изотоник, убирается в палатку. Изотоник убирается в коробку.

12. Зона орошения на трассе

Image44.jpg

Зона орошения спортсменов на трассе располагается на трассе при температуре выше 20 градусов. На точке орошения имеется 1 шатёр. Шатер расположен не на дорожке, а на земле, чтобы не сужать беговую часть для участников. Всё необходимое для обеспечения питания хранится в шатре.

Image45.png

Правила работы волонтёра на зоне:

  • Мокрая губка выдаётся только участникам события. Каждый участник события имеет стартовый номер.
  • Во время инструктажа тим-лидер распределяет волонтёров по зонам ответственности (разлив воды, нарезка губок, выдача губок спортсменам, уборка зоны).
  • Волонтёры, прибыв на точку орошения, выставляют столы перед палаткой в соответствии с техническими расчётами менеджера зоны (в зависимости от количества участников старта).
  • Волонтёры наполняют тазы водой для орошения и складывают в тазы губки.
  • Тим-лидер зоны следит за таймингом события.
  • Волонтёры, в соответствии с таймингом события, выставляют на столы подносы с мокрыми губками (губки, вынимая из таза, не выжимать).Image46.png
  • Столы с губками выставляются по ходу движения бегунов.
  • Тим-лидер следит за тем, чтобы на столе всегда были губки, и за чистой вокруг зоны питания.
  • По окончании работы зоны орошения весь инвентарь убирается в палатку.

13. Зона поддержки на трассе

Image47.jpg

Зона располагается на протяжении всей трассы. Количество точек на трассе определяется организаторами самостоятельно в зависимости от количества кругов дистанции. Группы поддержки должны располагаться рядом с крышами (остановка, палатка, навес и т.д.), чтобы можно было укрыться в случае дождя.

Контроль за расположением групп поддержки осуществляет волонтёр. При необходимости, организаторы со стороны администрации города предоставляют точку подключения к электричеству (для музыкальных групп и т.д.). Image48.png

Правила работы волонтёра в зоне:

  • После прохождения инструктажа волонтёры расходятся по своим точкам на трассе.
  • Во время забега волонтёры на трассе поддерживают участников спортивного события.
  • Во время забега волонтёры на трассе помогают спортсменам ориентироваться на трассе.

Общие требования к волонтёрам бегового события

Image49.png

У волонтёра бегового события всегда есть:

  • Фирменная футболка
  • Хорошее настроение
  • Удобная обувь
  • Заряженный телефон и пауэрбанк
  • Головной убор
  • Одежда по погоде
  • Поясная сумка, небольшой рюкзак
  • Улыбка
  • Информированность

Заключение

Без волонтёров невозможно представить ни один современный забег. Без них не справится даже самый опытный организатор массовых стартов. Организаторам нужно постоянно искать всевозможные варианты для того, чтобы уровень их вовлеченности был высоким, а на выходе у них оставались положительные эмоции.

Как правило, организатор бегового события обеспечивает волонтёрский корпус горячим питанием, памятной сувенирной продукцией или экипировкой. В случае удалённости мероприятия от города организатор предоставляет волонтёрам трансфер к месту проведения забега.

По завершении бегового события организатор обязательно должен поблагодарить волонтёров за работу (например, через смс-рассылку), написать благодарственные письма в их образовательные и добровольческие организации.

Участие в проведении массовых беговых событий должно позволять волонтёрам расширять кругозор не только с точки зрения работы, но и новых знакомств и социальных связей. Именно эти факторы позволят развиваться спортивному волонтёрству в России в будущем.

Image50.png

Приложение 1

Техническое задание функциональной зоны «Волонтёры»

№ Зона Функциональный заказчик (фамилия, имя менеджера) Начало работы зоны/ время прихода волонтёров Необходимое количество волонтёров на малых стартах Необходимое количество волонтёров на крупных стартах Обязанности Комментарии
1 Зона старта-финиша 12 19 — Выстраивать колонны стартующих по кластерам;

— Выдавать сувенирную продукцию финишёрам соревнования (медали). Для каждой дистанции существует собственный вид медали;

— Поддерживать и встречать финиширующих участников;

— Помощь в натягивании финишной ленты;

— Помощь в организации детских стартов.

Обязательно 4-5 волонтёра мужского пола
2 Зона сцены и награждения победителей 2 4 — Выносить на сцену подарки по сигналу ответственного сотрудника для передачи их ведущим;

— Проверять за 10 минут до начала награждения готовность в полном объёме подарков под руководством ответственного сотрудника;

— Контролировать нахождение нужного количества людей в зоне сцены.

3 Зона выдачи стартовых пакетов

(предварительная выдача)

16 (по 8 человек на смену) 36 (по 18 человек в смену) — Выдавать участникам стартовые пакеты;

— Проверять наличие нужных документов у участников.

Ответственные и внимательные волонтёры
4 Зона выдачи дополнительных опций

(предварительная выдача)

4 (по 2 человека на смену) 6 (по 3 человека в смену) — Выдавать участникам купленные заранее опции (корпоративная атрибутика старта) по стартовому номеру.
5 Зона ксерокопии справок

(предварительная выдача)

2 (по 1 человеку на смену) 4 (по 2 человека в смену) — Ксерокопировать медицинские документы участникам.
6 Навигация

(предварительная выдача)

4 (по 2 человека на смену) 8 (по 4 человека в смену) — Координировать потоки приходящих на выдачу;

— Проверять документы для допуска в зону выдачи пакетов;

— Проверять отсутствие высокой температуры у входящих в зону выдачи с помощью бесконтактных термометров;

— Выдавать маски входящим в зону выдачи.

Зона выдачи стартовых пакетов

(в день мероприятия)

16 30 — Выдавать участникам стартовые пакеты;

— Проверять наличие нужных документов у участников.

Зона выдачи дополнительных опций

(в день мероприятия)

3 6 — Выдавать участникам купленные заранее опции (корпоративная атрибутика старта) по стартовому номеру.
Зона ксерокопии справок

(в день мероприятия)

2 2 — Ксерокопировать медицинские документы участников.
Навигация

(в день мероприятия)

4 9 — Координировать потоки приходящих на выдачу;

— Проверять документы для допуска в зону выдачи пакетов;

— Проверять отсутствие высокой температуры у входящих в зону выдачи с помощью бесконтактных термометров;

— Выдавать маски входящим в зону выдачи.

Зона гардероба 18 32 — Принимать и выдавать личные вещи участников согласно их стартовым номерам и гардеробным биркам;

— Поддерживать чистоту гардероба.

Зона гравировки 5 10 — Помогать участникам заполнять заявки на гравировку медали;

— Помогать гравировщику делать медали в порядке очереди;

— Выдавать готовые медали участникам;

— Координировать потоки участников в зоне.

Зона продажи сувенирной продукции 0 2 — Помогать продавцам собирать и расставлять оборудование;

— Помогать продавцам развесить и разложить товар;

— Общаться с покупателями, помогать найти нужный товар и размер;

— Собирать оборудование после старта.

Зона питания финишёров 8 16 — Выдавать финиширующим в стартовом коридоре участникам воду в бутылках и фрукты. На каждого участника предполагается 1 бутылка воды и 1 фрукт;

— Поддерживать и встречать финиширующих участников.

Зона горячего чая 8 20 — Выдавать маски участникам, которые приходят на зону;

— Выдавать горячий чай участникам;

— Поддерживать чистоту на зоне;

— Координировать потоки приходящих на зону.

Пункты питания на трассе 20 (зависит от количества пунктов питания) 32 (зависит от количества точек питания) — Оперативно обеспечивать участников события водой (наполнять стаканы водой);

— Оперативно обеспечивать участников события фруктами (нарезать фрукты и выкладывать их на столы);

— Оперативно обеспечивать участников события изотоником (разводить изотоник в воде, наполнять стаканы разбавленным изотоником);

— Оперативно обеспечивать участников события мокрыми губками.

На каждой точке питания обязательно должны быть волонтёры мужского пола и 1 тим-лидер
Трасса 120 (зависит от длины круга) 180 (зависит от длины круга) — Поддерживать участников соревнований;

— Направлять участников по заданному маршруту;

— Оперативно реагировать в случае нестандартных ситуаций и сообщать о них спортивному директору;

— Следить за порядком на трассе, отсутствием на ней автотранспорта и пешеходов;

— Осуществлять визуальное наблюдение за состоянием здоровья участников. При возникновении экстренных ситуаций, связанных со здоровьем участников мероприятия, оперативно проинформировать главного врача забега по указанным контактам в памятке для волонтёров;

— Осуществлять контроль за объектами инфраструктуры трассы, находящимися на закрепленном за волонтёром участке. При необходимости совместно с судьей скорректировать трассу для изменения её конфигурации.

Волонтёры на входы в стартово-финишном городке (СФГ) 9 (по 3 человека на вход) 9 (по 3 человека на 1 вход) — Измерять температуру у входящих в СФГ участников;

— Выдавать маски входящим в СФГ участникам;

— Проверять допуск у участников в городок (если необходимо).

Реализация мер против распространения COVID-19 3 6 — Размечать мелом социальную дистанцию у всех объектов площадки до открытия стартового городка;

— Выдавать маски в зонах скопления людей;

— Расставлять и следить за работоспособностью санитайзеров с антисептиками;

— Координировать потоки людей в СФГ;

— Следить за соблюдением социальной дистанции на площадке.

Культурно-развлекательная программа 0 2 — Помогать менеджеру с координацией VIP-гостей;

— Расстанавливать точки поддержки на трассе;

— Следить за работоспособностью мастер-классов;

— Помогать встречать представителей особенных категорий участников (тандемы).

Пресса 0 1 — Дежурить в зоне пресс-шатра;

— Контролировать доступ в шатёр (только аккредитованные медиа);

— Помогать со встречей и аккредитацией СМИ;

— Информировать прессу о расположении объектов в СФГ и программе события.

Техническая зона (зона раздевалок, зона туалетов) 0 8 — Координировать потоки приходящих в зону;

— Следить за чистотой на зонах.

Горящие точки 5 5 — Помогать на тех зонах, где во время большого скопления людей волонтёры не справляются.
Стартово-финишные коридоры 0 5 — Выпускать людей в стартово-финишные коридоры с соблюдением социальной дистанции;

— Пропускать лидеров дистанции в специально отведённый для них вход;

— Помогать судьям с выстраиванием кластеров.

Антидопинговая служба 0 6 — Направлять участников Чемпионата России к специальной палатке.
Тим-лидеры

1. Зона выдачи стартовых пакетов (1)

2. Зона выдачи дополнительных опций (1)

3. Зона гравировки (1)

4. Точки питания на трассе (1)

5. Зона награждения (1)

6. Зона старта/финиша (1)

7. Зона главной сцены (1)

8. Зона выдачи питания финишёрам (1)

9. Реализация мер против распространения COVID-19 (1)

10. Зона гардероба (1)

11. Старший тим-лидер трассы (1)

12. Зона горячего чая (1)

13. Точки поддержки на трассе (1 с велосипедом)

14. Работа с пейсами (1)

15. Арка орошения (1)

16. Стартово-финишные коридоры (1)

17. Разведение потоков на трассе (1)

12 18
ИТОГО на выдачу стартовых пакетов заранее 26 54
ИТОГО в день события 247 422
Всего волонтёров 273 476
Источник — http://wiki.run-rus.com/index.php?title=3.4_Методическое_пособие_%22Организация_волонтерской_деятельности_при_подготовке_и_проведении_массовых_беговых_событий_%22_2022г.&oldid=497