3.6 Волонтерский корпус бегового события

Волонтерство сегодня активно набирает обороты на спортивных мероприятиях и становится популярным и даже престижным, особенно у молодежи. У волонтера появляется возможность не только проявить свои лучшие качества, приобрести определенный опыт и навыки, но и увидеть изнутри организацию спортивного события. Также они учатся работать в команде, решать сложные ситуации и конфликты, заводят новых друзей и навсегда остаются частью важного спортивного события.

По каждому массовому спортивному мероприятию организатор рассчитывает потребности в волонтерах, учитывая специфику проведения мероприятия: масштаб, трасса, предварительная выдача стартовых пакетов, функциональные зоны. Возраст привлекаемых к работе на спортивном мероприятии волонтеров от 14 лет.

Расстановка волонтеров осуществляется по функциональным зонам:

1. Зона старта-финиша
2. Зона сцены и награждения победителей
3. Зона выдачи стартовых пакетов за день до мероприятия
4. Зона выдачи дополнительных опций за день до мероприятия
5. Зона ксерокопии справок за день до мероприятия
6. Зона выдачи стартовых пакетов в день мероприятия
7. Зона выдачи дополнительных опций
8. Зона ксерокопии справок
9. Зона гардероба
10. Зона гравировки
11. Зона питания финишеров
12. Зона горячего питания
13. Пункты питания на трассе
14. Трасса
15. Волонтёры навигации в городке
16. Волонтёры навигации в городке (на входных группах)
17. Культурно-развлекательная программа
18. Интерактивные зоны
19. Помощь в работе с ВИП-гостями
20. Медаль за приверженность бегу
21. Зона туалетов
22. Работа с особенными категориями участников
23. «Горящие точки».

Общие правила организации работы волонтеров на событии:

• За 2 месяца до события формируется итоговая таблица с учетом уточнений распределения волонтеров по зонам и их количества;
• Менеджер по работе с волонтерским корпусом формирует список потенциальных каналов привлечения волонтеров: контакты общественных организаций, списки вузов и СПО, личные знакомства;
• Менеджер связывается по телефону с контактным лицом из списка и приглашает к участию, после чего менеджер готовит письма на фирменном бланке для рассылки и осуществляет ее, сопровождая письмом или звонком;
• Регистрация волонтеров осуществляется 2 путями: списком от учреждения или организации и регистрацией на сайте события (отдельная инструкция).
• • Время начала и окончания работы волонтеров в день события обговаривается за месяц до события с учетом времени стартов (позднее время начала работы может измениться в связи с переносом времени стартов). Менеджер связывается с ответственным лично, обзванивает индивидуальных волонтеров;
• В приоритете находятся волонтеры, проживающие на территории проведения старта. Транспортные расходы, связанные с проездом иногородних волонтеров в случае отсутствия местных, берет на себя организатор старта;
• На каждой функциональной зоне волонтеров необходимо назначить ответственного тим-лидера и предоставить список тим-лидеров по функциональным зонам;
• У менеджера по волонтерам и тим-лидеров должны быть контактные номера телефонов волонтеров, а также ответственных за функциональные зоны и экстренные телефоны;
• Необходимо провести организационный сбор с волонтерами до события (за день до мероприятия);
• На сборе с волонтерами или в начале рабочего дня каждому волонтеру выдаётся памятка;
• Отпускать с зоны волонтеров только по согласованию с менеджером направления и руководителем проекта.

Установочный сбор для волонтеров проводится за день до события.

На сбор приглашаются:

1. Менеджер по работе с волонтерами;
2. Представитель Администрации города или района, отвечающий за волонтеров;
3. Представитель УМВД, ГИБДД, главный врач, ЧОП (по возможности);
4. Руководитель проекта;
5. Функциональные менеджеры;
6. Волонтерский корпус события с выбранными тим-лидерами.

На установочном собрании волонтеров для них проводится презентация следующего содержания:

• - схема и специфика трассы, порядок контроля за движением спортсменов по трассе;
• - схема и функциональные зоны стартово-финишного городка;
• - порядок работы гардероба, приема и выдачи вещей участников;
• - порядок выдачи стартовых пакетов;
• - организация питания спортсменов, нормы воды и горячего питания;
• - порядок награждения финишеров;
• - инструктаж по обеспечению безопасности на спортивном мероприятии, в частности в случае угрозы пожара или задымления, террористической угрозы, случаев нарушения общественного порядка,
• - порядок взаимодействия с представителями полиции, ЧОПа, врачами, организаторами при возникновении нештатных ситуаций на мероприятии.

В конце презентации необходимо договориться о месте и времени встречи волонтеров в день мероприятия по каждой функциональной зоне.

По итогам проведения сбора целесообразно создать диалоги в WhatsApp для оперативного решения вопросов:

• - диалог «Руководитель волонтерского корпуса и тим-лидеры»;
• - диалоги «Тим-лидер и его волонтеры».

У менеджера по работе с волонтерами и Тим- лидеров должны быть номера телефонов всех волонтёров.

В день проведения мероприятия менеджер по работе с волонтерами должен:

1. Проконтролировать приход тим-лидеров, выдать им талоны на питание или сухой паек и воду, выдать униформу;
2. Провести дополнительный инструктаж, если есть необходимость;
3. Передать группу волонтёров функциональному менеджеру;
4. На событии все вопросы, которые связаны с волонтёрами, адресуется ответственному менеджеру;
5. На событии менеджер осуществляет контроль за работой волонтеров.

По завершении мероприятия организаторы должны поблагодарить волонтеров за работу, в частности путем рассылки сообщений в общий чат волонтеров или персональной смс-рассылки. Организатор также может написать благодарственные письма тим-лидерам волонтеров и руководителю волонтерского корпуса. Обычно организатор берет на себя расходы по организации питания волонтеров по завершении мероприятия, а в случае удаленности мероприятия от города – расходы на трансфер. Также по возможности организатор награждает волонтеров подарками от спонсоров и памятными сувенирами с символикой мероприятия.

Без волонтёров невозможно представить ни один современный забег. Без них не справится даже самый крутой и опытный организатор массовых стартов. Организаторам нужно постоянно искать всевозможные варианты для того, чтобы уровень их вовлеченности был высоким, а на выходе у них оставались положительные эмоции. Участие на мероприятии должно позволять им расширять кругозор не только с точки зрения работы, но и новых знакомств и социальных связей. Именно эти факторы позволят развиваться волонтерству в России в будущем.

ПРИЛОЖЕНИЯ (скачиваемые файлы):
Файл:ПР 21 Волонтерский корпус.doc
Файл:ПР 22 Функциональные зоны волонтеров.docx