5.4 Выдача стартовых пакетов участникам

Выдача стартовых пакетов – основная услуга для участников до старта. Каждому зарегистрированному и допущенному к соревнованиям участнику предоставляется стартовый пакет: номер участника, чип для электронного хронометража, булавки для крепления номера. Также в стартовый пакет участника могут входить: фирменная футболка, наклейка для гардероба, талоны на горячее питание, памятка участника, план-схема трассы и вложения от партнеров и спонсоров. Красиво оформленный стартовый пакет в виде рюкзака с достойным наполнением и всевозможными подарками от спонсоров всегда радует участников и повышает их лояльность к организаторам мероприятия.

Зона выдачи стартовых пакетов представляет собой несколько состыкованных в одну линию палаток (кроме стартов, где данная зона располагается в помещении). Перед линией палаток выставляется выгородка для структурирования очереди, с помощью столбиков с оградительной лентой.

Расположение зоны в городке должно быть комфортное и доступное для участников, но при этом не рекомендуется ставить данную зону рядом со сценой (по направлению звука).

Внутри палатки располагаются две линии столов. Первая – непосредственная выдача стартовых пакетов (прямое взаимодействие участников и волонтеров). Вторая – хранение стартовых конвертов и пакетов.

Основные правила организации зоны выдачи стартовых пакетов:

• Стартовый пакет должен получить каждый участник, который принимает участие в данном мероприятии;
• Получение стартового пакета возможно только при наличии оригинала или копии (при предъявлении оригинала) медицинской справки установленного образца с подписью и печатью врача, выданной не ранее, чем за 6 месяцев до даты старта, а также документа, удостоверяющего личность и возраст участника (паспорт, водительские права, удостоверение);
• По окончании бегового события медицинская справка участнику не возвращается;
• Для допуска несовершеннолетнего участника к участию в Мероприятии законный представитель несовершеннолетнего участника обязан предоставить документ, подтверждающий полномочия законного представителя;
• Фамилия, имя и отчество участника, указанные им при регистрации на сайте, должны соответствовать паспортным данным. В противном случае участнику может быть отказано в допуске к беговому событию;
• В случае если участнику будет отказано в получении стартового пакета, он может забрать свой стартовый набор без чипа на номере после окончания мероприятия.

Процедура оказания услуги выдачи стартовых пакетов:

• Участник при входе в зону должен иметь при себе и предъявить «впускающему» волонтеру документ, удостоверяющий личность, а также копию и оригинал медицинской справки;
• Участник выбирает вход в зону, в соответствии со своей дистанцией, далее также двигается по «змейке», проходит зону проверки справок и попадает к волонтерам, которые занимаются выдачей стартовых комплектов;
• Участник называет волонтеру свои ФИО и отдает медицинский допуск;
• Волонтер ищет данного участника в протоколе, запоминает его стартовый номер (для стартов с наличием в стартовом пакете футболки – размер футболки), подходит к задней линии столов, где расположены коробки (контейнеры) с конвертами с номерами и чипами (по диапазонам) и фирменные пакеты (рюкзаки) с вложениями;
• Волонтер достает соответствующий конверт с номером и чипом, участника и фирменный пакет (рюкзак) с вложениями. Возвращается к передней линии столов, где его ожидает участник, открывает конверт, сверяет номер внутри конверта и в протоколе;
• Если в протоколе напротив фамилии участника стоит информация о наличии у него дополнительных опций, то волонтер выдает участнику талончик, напоминающий о необходимости получить заказанный товар в соответствующей зоне;
• Волонтер кладет конверт с номером в фирменный пакет (рюкзак), вкладывает также программку мероприятия и отдает его участнику.

Время работы зоны выдачи в день мероприятия:

• начало работы – за час до официального открытия мероприятия на сцене,
• окончание – самый поздний старт дистанции (в соответствии с программой события).

ПРИЛОЖЕНИЯ (скачиваемые файлы):
Файл:ПР 39 Выдача стартовых пакетов.doc