2.1 Формирование команды организатора бегового события

Подготовка бегового события – это сложный, длительный процесс, занимающий несколько месяцев и требующий слаженной работы и самоотдачи команды организатора.

После согласования спортивного мероприятия с местными органами власти начинается активная работа по его продвижению, открывается электронная регистрация, заключаются договоры с подрядчиками на оказание услуг хронометража, ведется проектирование стартово-финишного городка, проводится подготовка трассы, заказываются медали и экипировка участников, разрабатывается фирменный стиль, составляется сценарий развлекательной программы, ведется поиск партнеров и спонсоров, а также многое другое. Поэтому обязанности сотрудников в команде организатора должны быть четко распределены. Каждый член команды должен знать зону своей ответственности. Координацией работы сотрудников занимается руководитель проекта.

Далее приводится примерный состав и должностные обязанности членов команды подготовки бегового события с числом участников более 1000 человек.

1. Руководитель проекта:
   • - взаимодействие с органами власти по вопросам согласования старта;
   • - общее руководство командой, постановка задач по подготовке забега;
   • - составление сметы, вопросы согласования расходной части;
   • - контроль качества подготовки старта.
2. Спортивный директор:
   • - разработка и подготовка схем и маршрутов движения спортсменов;
   • - подготовка спортивного тайминга;
   • - подготовка проекта оснащения трассы;
   • - набор судейской бригады и её обучение;
   • - набор пейсмейкеров;
   • - подготовка всех комплектующих для оснащения трассы;
   • - подготовка схем стартово-финишного коридора и реконфигурации трассы.
3. Руководитель отдела обеспечения:
   • - подготовка плана закупок;
   • - административно-хозяйственное управление работой офиса;
   • - взаимодействие с подрядчиками;
   • - оплата счетов;
   • - расчёт комплектации стартово-финишного городка (шатры, столы, стулья, барьеры)
   • - предоставление отчетной документации по работе с подрядчиками и закупкам.
4. Руководитель культурно-развлекательного отдела
   • - подготовка сценарного плана;
   • - подбор ведущих;
   • - подбор творческих коллективов;
   • - организация точек поддержки на трассе;
   • - организация мастер-классов в стартово-финишном городке;
   • - работа с VIP-гостями и медийными персонами;
   • - организация разминок для участников;
   • - работа с благотворительными фондами;
   • - организация развлекательной, тематической части беговых событий.
5. Руководитель отдела по работе с фирменным стилем (дизайнер):
   • - разработка и подготовка фирменного стиля события;
   • - заказ полиграфии и широкоформатной продукции;
   • - подготовка проектных решений по оформлению стартово-финишного городка;
   • - работа с подрядчиками по направлению;
   • - разработка проектных решений по навигации в городке;
   • - работа с подрядчиками по сцене и арке.
6. Руководитель отдела по работе с участниками:
   • - подготовка материалов и открытие регистрации на платформе;
   • - взаимодействие с участниками события через службу поддержки;
   • - организация процесса паковки номеров и стартовых пакетов;
   • - заказ медалей;
   • - составление графиков заказа комплектующих и доставки вложений;
   • - подготовка проектных решений по организации зоны выдачи стартовых пакетов.
7. Руководитель отдела по работе с корпоративными клиентами:
   • - привлечение корпоративных участников к забегам;
   • - подготовка договоров, выставление счетов, подготовка отчетной документации;
   • - курирование корпоративных чемпионатов;
   • - подведение итогов чемпионатов.
8. Руководитель отдела по работе с сопутствующими продажами (сувенирная продукция, мерч, гравировка):
   • - планирование деятельности отдела;
   • - подготовка товарной матрицы;
   • - работа с поставщиками;
   • - организация точки продаж на событиях;
   • - заказ продукции;
   • - разработка плана продаж;
   • - бизнес-планирование.
9. Технический директор:
   • - подготовка технической схемы городка;
   • - подготовка схемы по электрического подключения, взаимодействие с подрядчиком;
   • - подготовка плана застройки;
   • - формирование заказа по закупке расходных материалов и инструментов;
   • - ремонт конструкций.
10. Руководитель отдела продвижения:
    • - общее руководство отделом;
    • - подготовка плана продвижения;
    • - взаимодействие с информационными партнёрами;
    • - работа с подрядчиками;
    • - организация выставочного процесса на экспо сторонних организаторов;
    • - работа со СМИ на событии.
11. Менеджер отдела продвижения:
    • - выполнение задач и поручений руководителя отдела;
    • - составление контент-плана для социальных сетей;
    • - работа с блогерами и информационными партнёрами;
    • - подготовка материалов для публикаций в социальных сетях проекта.

ПРИЛОЖЕНИЯ (скачиваемые файлы):
Файл:ПР 9 Команда подготовки бегового события.docx