1.5 Финансовый план бегового события

Цель предварительной разработки финансового плана бегового события заключается в том, чтобы уже на начальном этапе проекта определить совокупные затраты на его подготовку и проведение, и понять возможность покрытия этих затрат за счет собственных средств организаторов или привлекаемых извне источников финансирования.

Финансовый план даст информацию, сколько будет стоить организатору проведение спортивного мероприятия, а так же поможет заранее определить и предусмотреть возможные источники покрытия этих затрат.

Конечно, любое коммерческое мероприятие должно приносить прибыль организатору, поэтому на этапе финансового планирования убедитесь в том, что плановые затраты не превышают имеющиеся в вашем распоряжении финансовые ресурсы. Иначе, нужно быть готовым к тому, что проведение спортивного мероприятия станет убыточным для организатора.

Финансовое планирование начинается с разработки сметы затрат. Смета – это свод всех расходов, которые несет организатор на каждом этапе проектирования и проведения бегового события.

Что необходимо включить в смету? Абсолютно любые расходы, которые вы понесете. Не стоит занижать затраты на этапе планирования, лучше считать их по максимальным ставкам. Некоторые расходы носят обязательный характер (разрешения, страхование, обеспечение безопасности, медицинское сопровождение на соревновании, хронометраж, нагрудные номера и так далее), другие зависят от ваших желаний и возможностей организации (медали, мерчендайзинг, развлекательная программа, реклама). Обязательно включите в смету административно-хозяйственные расходы: оборудование стартово-финишной зоны, заграждения, баннеры, рекламу, номера для участников, питание и напитки, вывоз мусора, туалеты и многое другое).

Многолетний опыт команд-организаторов Национального бегового движения позволил выработать следующую классификацию затрат на проведение спортивного мероприятия:

1. Обеспечение безопасности мероприятия: медицинское сопровождения, сопровождение полиции и ЧОПов, дорожные знаки вдоль трассы и т.п. )
2. Оснащение стартово-финишного городка: аренда площадки, аренда конструкций и технического оборудования, аренда инвентаря, аренда туалетных кабин, клининг, погрузочно-разгрузочные работы, монтажные работы, транспортные услуги).
3. Аренда центральных конструкций: сцена и стартово-финишная арка.
4. Оснащение трассы: инвентарь в пунктах питания, оборудование на контрольных точках, указатели, барьеры, вода и изотоник для участников в точках питания на трассе).
5. Персональные услуги для участников: медаль финишера, футболка, питание, вода, хронометраж, стартовый комплект.
6. Брендирование события: разработка фирменного стиля, брендирование конструкций и средств навигации, флаги, инфо-тумбы, пресс-волл и т.п.
7. Культурно-развлекательная программа: оплата услуг приглашенных артистов, мастер-классов, шоу-программ и т.п.
8. Продвижение события: разработка и поддержка сайта, соцсети, наружная реклама, публикации и реклама в СМИ, печатная рекламная продукция.
9. Призовой фонд события.
10. Оплата труда персонала: команда организатора, волонтеры, судьи, пейсмейкеры, фотографы, ведущие.
11. Сопутствующие услуги на персонал: спецодежда, питание, транспортные услуги и т.п.
12. Командировочные расходы на этапе подготовки и проведения события.
13. Услуги по проектированию и подготовке события.

Таким образом, составив смету, вы получите сумму, которую необходимо будет собрать, чтобы успешно подготовить и провести беговое событие, согласно разработанному целевому образу и положению (регламенту).

Основными источниками финансовых ресурсов для реализации бегового проекта могут стать:

1. Стартовые взносы участников
2. Спонсоры и партнеры
3. Гранты и субсидии
4. Продажа сопутствующих товаров

Спланируйте по возможности наиболее точно сумму будущих поступлений денежных средств от всех источников и сравните ее с итогом сметы затрат. Если вы увидите, что расходы по смете превышают плановые поступления, будьте готовы вложить собственные средства в проект и усилить свою работу в направлении привлечения спонсоров.

Начинайте контакты с представителями потенциальных спонсоров как можно раньше, так как обычно переговоры занимают достаточно много времени. Когда мероприятие будет согласовано с властями, составьте спонсорский план и разошлите коммерческие предложения потенциальным партнерам и спонсорам.